Sådan bruges Outlook Scheduling Assistant

At oprette møder eller booke konferencelokaler er ikke nødvendigvis aktiviteter, du nyder. Outlook har måder at håndtere dette for dig, så tøv ikke med at lære, hvordan du bruger Outlook Scheduling Assistant.

Lad os antage, at du har fået til opgave at planlægge et møde med flere deltagere. Du opretter mødet og sender det ud uden at have nogen måde at sikre, at alle faktisk kan komme. Hvad sker der nu?

I stedet for at ende med flere svar, der fortæller dig, at de enten ikke er tilgængelige eller gerne vil foreslå en ny tid, skal du lade planlægningsassistenten gøre det tunge løft.

Hvordan kan jeg bruge Outlook Scheduling Assistant?

1. Opdag Outlook Scheduling Assistant

1. I Outlook, klik Kalender i nederste venstre hjørne af skærmen.
2. Fra Fanen Startside, Klik på på øverst til venstre på skærmen Nyt mødeikon.
3. Vælg Nyt møde fra rullelisten.
4. Et nyt vindue vises derefter. Fra Fanen Møde, Vælg Planlægningsassistent.
5. Nu er det tid til at indtaste en beskrivelse af mødet i Titel tekstfelt.
6. I Påkrævet tekstfelt, gå ind i email adresse af hver deltager, der kræves for at deltage i mødet.
7. I Outlook 2016 og 2013 skal du i stedet indtaste deltagere i Til felt og konferencerum du vil booke under Ressourcer felt.
8. Indtast også Start og Sluttider. Fra Foreslået liste over tider, vælg det ønskede tidspunkt eller foretag justeringer af dit tidspunkt og dato for at finde et tidspunkt, der fungerer for alle.
9. I Placerings tekstfelt, gå ind i adresse eller værelse numbehvor mødet afholdes.
10. Op næste, i Beskedområde, indtast enhver noter dine deltagere skal vide det inden mødet specielle instruktioner eller den Dagsorden.
11. Når du er færdig med at opsætte mødet, skal du klikke på Sende.

Bemærk: Når du sender en mødeinvitation i Outlook, inkluderer invitationen en anmodning om svar og giver modtageren mulighed for at foreslå et nyt tidspunkt for mødet.

2. Hvordan kan jeg eksportere Outlook Scheduling Assistant til Excel?

1. Åben Outlook og gå til Fil.
2. Gå til Åbn & Import og Import / eksport-guide åbnes.
3. Vælg Eksporter til en fil.
4. Klik på Næste at fortsætte.
5. I Eksporter til en fildialog, Vælg Kommaseparerede værdier.
6. Klik derefter på Næste.
7. Vælg nu Kalender fra Outlook-datafil.
8. Klik på Næste en gang til.
9. Når Eksporter til en fildialog vises, skal du klikke på Gennemse-knap. Her kan du vælge filens destination.
10. Vælg den destination, hvor filen kan gemmes. Navngiv filen, og klik Okay for at lukke dialogen.
11. Når Eksporter til en fildialog vises igen, hit Næste at fortsætte.
12. Klik derefter på Afslut for at eksportere din Outlook-kalender.
13. Outlook eksporterer den angivne kalender som en CSV-fil. Åbn den med Microsoft Excel, og gem derefter filen som projektmappe.

Hvis du leder efter en måde at dele din Outlook Scheduling Assistant med andre, kan du eksportere din kalender til Excel og derefter importere den til andres Outlook-kalendermappe ved at følge ovenstående trin.

3. Hvordan kan jeg indstille en tidszone for et møde eller en aftale i Outlook?

Bemærk, at når du opretter sådanne nye møder eller aftaler, bruger Outlook standardtidszonen i dine Outlook-præferencer til Kalender. Dette betyder ikke, at du ikke kan angive en anden tidszone for en begivenhed, da du opretter den.

For at få vist Tidszone-vælger, på enten Fanen Arrangørmøde eller den Fanen Aftale, klik Tidszoner. Angiv den nøjagtige tidszone for begivenheden der.

Hvis ældre versioner til Outlook til Mac kun kan vise to tidszoner, i den nyeste version af Outlook til Mac til Office 365 og Outlook 2019 kan ikke mindre end tre separate tidszoner vises i kalenderen..

Er du ivrig efter at downloade Outlook-kalendere? Find ud af, hvordan det gøres lige her!

Denne artikel viste dig, hvordan du bruger Outlook Scheduling Assistant, eksporterer den til Excel og indstiller tidszonen for et møde eller en aftale i Outlook. Let, rigtigt?

Husk bare, at instruktionerne gælder for Outlook til Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 og Outlook 2013.

LÆS NÆSTE:

• Sådan konverteres Outlook-mail til Thunderbird eller Yahoo
• Sådan konverteres en Microsoft Outlook PST-fil til OST nemt
• Download Outlook Web App til iPhone, iPad

• Outlook-vejledninger